Conceitos sobre gestão de projetos

Projetos

O trabalho com a gestão de projetos pode ser observado ao longo da história, é impossível imaginar que as pirâmides do Egito tenha sido construída sem que houvesse um projeto, assim como o homem nunca teria chegado a lua (e voltado) se não tivesse planejado e executado um projeto.

Desafios no cenário atual

Poderíamos destacar inúmeras mudanças externas que impactam as organizações e seus colaboradores, muitas organizações e indivíduos não se encontram preparados para suportar esses mudanças, os mais aptos sobreviverão; o que é um fato.

Alguns fatores externos que impactam diretamente a Empresa:

• Globalização;
• Parcerias;
• Compressão do ciclo de vida dos produtos;
• Desenvolvimento 3° mundo;
• Downsizing;
• Foco em resultados;
• Pequenos projetos, grandes problemas;
• Explosão do conhecimento;
• Recursos e mercados escassos.

Estratégia

A estratégia deve orientar os esforços em toda a organização

Um sistema produtivo

Integrando os recursos existentes na organização podemos obter maiores ganhos de produtividade, com os vários especialistas das diversas áreas funcionais da organização, por exemplo:

• Finanças
• Pesquisa e Desenvolvimento
• Comercial
• Operações
• Logística
• Jurídica
• Marketing

Definição de Projeto

“É um empreendimento com características próprias, tendo princípio e fim definidos, conduzido por pessoas, de maneira progressiva, para atingir metas estabelecidas e respeitando parâmetros de prazo, custo e qualidade.” (Menezes, 2009)

Projeto é um empreendimento e necessita de alguém, no caso o gestor do projeto para fazer com que ele saia do papel e se torne uma realidade. É fundamental para o sucesso um patrocinador que apoie o projeto.

O Projeto deve apresentar um início bem definido, assim como ter um fim (colocar um “ponto-final”) em sua condução, ter rituais e documentos que definam estes momentos é extremamente importante.

Níveis de projeto

Projetos e sua documentação.
Um exemplo do trabalho com dois níveis de projeto:

• Nível 1: projetos simples, exigem documentação básica, mais singular, para atingir seus objetivos. Foco em prazos, entregas e orçamento;
• Nível 2: projetos maiores, exigem documentação mais complexa para planejar e controlar aspectos mais amplos. Foco em prazos, entregas, orçamento, gastos, riscos e comunicação.

O que não é projeto

• Rotinas administrativas e operacionais
• Essencialmente repetitivas
• Não tem limite de tempo

O Gerente do Projeto

O gerente do projeto deve ser identificado e escolhido ainda na fase de concepção do projeto.
Deve apresentar as seguintes habilidades:

• Liderança
• Comunicação efetiva
• Negociação e solução de conflitos
• Resolução de problemas
• Motivação
• Influência na organização
• Flexibilidade para mudanças

Os 2 perfis de empresas

As organizações definem sua estratégia e tipos de negócios em função de ambientes politico, global economico, social etc;

Em seguida suas estratégias corporativas para então, utilizando-se das áreas internas das empresas, organizar recursos para apoio aos seus objetivos;

As empresas podem ser:

• Process Driven (rotinas fortes)
• Project Driven (ambiente de incertezas)

Rotinas são conhecidas, dominadas, contínuas e ilimitadas.
Projeto: incerto, puntual e finito.

• Esforço é temporário
• O Resultado é único
• Diversas áreas
• Objetivos pré estabelecidos
• Necessidade constante de adaptações
• Foco em prazos, custos e qualidade
• Ganho de produtividade

Definição: É um empreendimento com características próprias, com início e término definidos, que é conduzido por pessoas, de maneira progressiva para atingir objetivos estabelecidos dentro dos parâmetros de prazo, custo e especificações fixados.

A necessidade que gera os projetos e a sequencia até o planejamento:

• Demanda;
• Necessidade;
• Idéias;
• Ciclo de vida do projeto;
• Estrutura organizacional;
• Cronograma de barras (Gantt);
• Rede de atividades;
• WBS;
• Recursos e gráfico de Gantt;
• Baseline do projeto;
• Processo de avaliação do projeto;
• Planejamento.

Baselines do Projeto

Objetivo e Escopo

Escopo é a abrangência do projeto quanto a produtos, atividades e fases.

Objetivo é SMART:

S – Específico

M – Mensurável

A – Acordado por todos

R – Realista

T – Tempo

Os 3 pilares do projeto

• Patrocinador > Interesses e viabilidade;
• Gestor > Planejamento, integração e responsabilidade. É o líder!
• Equipe > Conhecimento, execução, qualidade,escopo e garantias.

Etapas e Ciclos de um projeto

• Conceituação
• Estruturação (Planejamento)
• Execução
• Conclusão

* Monitoramento e controle estão presentes durante todo projeto.